Får vi skicka ut en enkät till tidigare medlemmar?

  1. Får vi skicka ut en enkät till tidigare medlemmar för att ta reda på varför de sagt upp sitt medlemskap?
  2. Vad gör vi om de före detta medlemmarna ifrågasätter att vi skickar enkäter till dem fast de inte längre är medlemmar?
  3. Vad svarar vi om de vill att vi ska ta bort dem från registret?
  4. Behöver vi skriva något i mejlet som går ut med enkäten – länka till information?

1. Utgångspunkten i svaret är att det handlar om en enda enkät (plus ev. en påminnelse), för detta syfte, och som skickas i nära anslutning till att medlemskapet har avslutats. Andra förutsättningar skulle eventuellt ge ett annat svar.

Ni har ett berättigat intresse av att försöka ta reda på varför medlemmar utträder ur förbundet. Vår bedömning är att detta intresse väger tyngre än den före detta medlemmens intresse i det här fallet, under förutsättning att utskicket sker i nära anslutning till att medlemskapet upphörde. (Möjligen kan det anses ingå i det större ändamålet ”återvärvning” – där gjorde Datainspektionen, numera IMY, en bedömning enligt PuL att uppgifterna får användas för detta ändamål i ett år efter utträdet).

2. Det är nog få som tycker att det är konstigt att få en sådan enkät kort efter att man har utträtt en förening eller ett fackförbund. Om någon ändå hör av sig förklarar ni att utskicket gjordes efter en intresseavvägning (dvs. rättslig grund i art. 6.1. f + 9.2.d GDPR), och varför ni anser att ert intresse av att lära er mer om orsaker till att medlemmar väljer att avsluta sitt medlemskap väger tyngre än deras intresse. Ni berättar också att medlemmen kan invända mot att ni behandlar personuppgifterna på det här sättet.

3. Om de invänder mot behandlingen i det här fallet är vår bedömning att ni ska upphöra att behandla uppgifterna för detta ändamål. (Observera det kan finnas rättslig grund för att behandla medlemmens uppgifter för andra ändamål).

4. Ja, ni bör informera i utskicket eller länka till information på er webbplats om hur ni hanterar personuppgifter. Där ska finnas tydlig information om att ni sparar uppgifter om före detta medlemmar för ändamålet, den rättsliga grunden för detta inklusive hur ni har bedömt intresseavvägningen, hur länge uppgifterna sparas för detta ändamål m.m (se art.13).