Saco-S stödmaterial avseende distansarbete/flexibelt arbete

Saco-S verkar för att verksamhetens behov och individens möjligheter till individuell anpassning ska fungera sida vid sida. Saco-S arbetar utifrån ett samverkande för-hållningssätt med fokus på lokal anpassning och lokala lösningar där såväl verk-samhet som individ ska kunna hitta fördelar med det flexibla arbetet och skapa ett hållbart arbetsliv.

Publicerad: Måndag 28 jun 2021

Senast uppdaterad: Måndag 22 nov 2021

Det nya normala

Under Coronapandemin har förutsättningarna för vårt arbetsliv förändrats. En faktor i mångas arbetsmiljö som särskilt ändrats är övergången till arbete hemifrån och mer digitalt arbetssätt.

Samtidigt som övergången upplevdes som påfrestande av många har andra upplevt att arbetsmiljön påverkats på ett positivt sätt gällande flexibilitet mellan arbete och fritid samt minskad stress då momentet med transport till och från arbetsplatsen inte längre finns.

Omställningen av arbetslivet som skett den senaste tiden kommer att leva kvar även efter att pandemin upphört. Önskemål om flexibilitet finns hos både medarbetare och arbetsgivare.

I den nya kontext som växer fram för arbete på distans är det av särskild vikt att arbetsgivaren tar ett ansvar för det systematiska arbetsmiljöarbetet under dessa förändrade förutsättningar samtidigt som arbetstagarna måste ges kunskap och möjligheter till att anpassa den egna arbetsplatsen så att arbetsmiljön är god.

Avtal

Distansarbete är arbete som hade kunnat utföras på arbetsgivarens arbetsplats/kontor men som genom en överenskommelse mellan arbetsgivare och arbetstagare får eller ska utföras på en annan plats eller platser.

Sedan 2005 finns ett avtal om distansarbete som de centrala parterna inom den statliga sektorn skrivit under. Avtalet anger att det europeiska ramavtalet om distansarbete ska tjäna som riktlinje för distansarbete för det statliga avtalsområdet.

Parterna är överens om att det vid myndigheter som väljer att organisera arbete som distansarbete ska finnas övergripande riktlinjer för detta arbete som bygger på den enskilda myndighetens verksamhet och förutsättningar. Formerna för samverkan i detta sammanhang regleras på det sätt som de lokala parterna finner lämpligt.

Parterna är vidare överens om att den närmare regleringen av distansarbete ska ske genom enskilda skriftliga överenskommelser mellan arbetsgivare och arbetstagare.

Det är av vikt att skilja på en överenskommelse om distansarbete som kompletterar ett befintligt anställningsavtal och ett distansarbetsavtal som är reglerat i anställningsavtalet och därmed utgör en grund för själva anställningen. I det förstnämnda fallet kan överenskommelsen om distansarbete sägas upp och ändras utan att anställningsavtalet påverkas.

Det är också av vikt att i de lokala riktlinjerna definiera innebörden av begreppet distansarbete så att regleringarna till exempel inte inkräktar på den flexibilitet i arbetstid och möjlighet till hemarbete som var och en kan komma överens om med närmaste chef. I dessa fall handlar det om enskilda tillfällen, inte regelbundet arbete hemifrån.

Förtroendearbetstid och distansarbete

Förtroendearbetstid och distansarbete ska inte förväxlas. Det finns inte någon rättighet för den som har förtroendearbetstid att arbeta hemma regelbundet eller i stor omfattning. Däremot är det inte ovanligt att den som har förtroendearbetstid har möjlighet att arbeta utanför arbetsplatsen i skiftande omfattning. Möjligheten beror helt på arbetets natur, ytterst avgör arbetsgivaren. Blir omfattningen av hemarbetet stort bör man reglera frågan vid sidan av reglerna om förtroendearbetstid enligt intentionerna i det centrala avtalet om distansarbete.

Centrala parter har tagit fram material om förtroendearbetstid.

https://www.arbetsgivarverket.se/globalassets/avtal-skrifter/skrifter/fortroendearbetstid-131205-webb.pdf

Skatterättsliga konsekvenser

Skattelagstiftningen är tvingande och påverkas inte av avtal, inte ens av centrala kollektivavtal.

I 12 kap Inkomstskattelagen används termerna vanliga verksamhetsorten (7 §) och tjänsteställe (8 §).

Tjänsteställe är den plats där arbetstagare fullgör huvuddelen av sitt arbete. Arbetstagaren kan bara ha ett tjänsteställe. Om arbetet utförs under förflyttning eller på arbetsplatser som hela tiden växlar, anses tjänstestället i regel vara den plats där arbetstagaren fullgör en del av sitt arbete, såsom att hämta och lämna arbetsmaterial eller utföra förberedande och avslutande arbetsuppgifter. Den vanliga verksamhetsorten är ett område inom 50 kilometer från arbetstagarens tjänsteställe eller bostad. En anställd har därför normalt två vanliga verksamhetsorter. Den ena har utgångspunkten i tjänstestället och den andra i bostaden. För de flesta sammanfaller dessa områden delvis. Den som har bostaden som tjänsteställe har dock bara en vanlig verksamhetsort.

Rätten till avdrag för kostnader vid tjänsteresor gäller endast om tjänsteresan görs till en plats som ligger längre bort än 50 kilometer från arbetstagarens tjänsteställe eller bostad. Ett distansarbetsavtal som innebär att arbetet ska utföras i bostaden påverkar därför inte avdragsrätten. Men om arbetet huvudsakligen kommer att utföras på distans från en annan plats, till exempel ett coworkingkontor eller arbetstagarens fritidsbostad (det vill säga ett nytt skatterättsligt tjänsteställe) och denna ligger inom 50 km från en plats dit arbetstagaren ofta företar tjänsteresor får förändringen betydelse genom att avdragsrätten upphör. Ekonomiskt betydelsefullt blir det om tjänsteresor resorna till den aktuella orten utförs ofta.

Rätten till avdrag för kostnader för resor till arbetsplatsen gäller oavsett var denna är belägen förutsatt att den ligger på ett sådant avstånd från arbetstagarens bostad att hen behöver använda något transportmedel. Arbetsplatsen kan variera från dag till dag och avdragsrätten gäller således inte bara mellan bostaden och någon huvudsaklig arbetsplats eller tjänsteställe. För den som distansarbetar i bostaden uppkommer naturligtvis inga resekostnader en vanlig hemarbetsdag medan en resa från bostaden till ett coworkingkontor kan ge rätt till avdrag.

Arbetsgivarens möjligheter att ge trivselförmåner (frukt, kaffe etc) är för närvarande begränsade till arbetsplatsen. Skulle sådant skickas till arbetstagarens hem blir arbetstagaren sannolikt förmånsbeskattad. Till den 31 december 2021 finns dock en tillfällig möjlighet för arbetsgivaren att ge skattefria gåvor till ett värde på högst 2000 kr.

Skulle arbetstagaren utföra arbete på distans från ett annat land finns det risk för att det landet vill beskatta utbetald lön. Detta kan få svåröverblickbara konsekvenser om utlandsarbetet är omfattande. Arbetsgivarverket har gjort en kort utredning om konsekvenserna som finns här: Distansarbete från utlandet (arbetsgivarverket.se)

Resekostnadsersättning och traktamente.

Resekostnadsersättningar och traktamente vid inrikes tjänsteförrättning beräknas enligt Villkorsavtal-T bland annat med utgångspunkt från tjänstestället i skatterättslig mening. Definitionen av inrikes tjänsteförrättning är ”arbete på annan plats i landet än tjänstestället”. Det är dock fullt möjligt på det statliga området genom lokalt kollektivavtal för en myndighet avtala om andra villkor än de som gäller enligt VA-T för traktamenten och reskostnads-ersättningar (2 kap 2 § VA-T). Av RALS-T och Samarbets-avtalet har parterna dessutom gjort tydligt att diverse anställningsvillkor som inte längre är anpassade till verksamhetens krav ska kunna förhandlas om och det värde dessa representerar kunna användas på ett bättre sätt.

Det är möjligt att enligt VA-T träffa enskilda överenskommelser irörande sådana villkor där det särskilt anges i avtalet. Rese- och traktamentesersättningar är dock inte sådana. Däremot finns det statliga avtalet om distansarbetet från 2005 som kan tolkas som att den möjligheten finns.

I den mall till distansarbetesavtal som Arbetsgivarverket tillhandahåller på sin webb har man i alla fall alternativen att arbetstagaren har/har inte ”rätt till ersättning i samband med resor mellan distans- och huvudarbetsplatsen”.

Turordningskretsar inför arbetsbristuppsägning

Vid fastställande av turordningskretsar inför arbetsbristuppsägningar är utgångspunkten att varje driftställe kretsas var för sig. En distansarbetsplats i någons hem kommer dock normalt sett inte att utgöra ett eget driftställe. (Se 22 kap tredje stycket anställningsskyddslagen). En sådan enhet kan knappast ses som så organisatoriskt självständig att den blir en egen driftsenhet. Det kommer därför sannolikt att höra till undantagsfallen att en distansarbetande arbetstagare inte ska kretsas tillsammans med andra arbetstagare enbart på den grunden att arbetstagaren arbetar på distans.

Att tänka på

Medlemmarnas önskemål om flexibilitet och individuell anpassning är eftersträvansvärda och Saco-S arbetar ständigt med att underlätta för individen att anpassa sina villkor. Dock finns vissa väsentliga förutsättningar att ta med i beräkning. Det är samma regler som gällde före pandemin även om önskemål och behov ändrats. Arbetsgivaren leder och fördelar arbetet och beslut om möjlighet till distansarbete eller arbete hemifrån är ett arbetsgivarbeslut.

Vid införandet av lokala riktlinjer eller en enskild överenskommelse om distansarbete bör följande frågor beaktas:

  • Under vilken tid ska avtalet om distansarbete gälla? Är det en enskild överenskommelse som gäller tills vidare eller under en begränsad tid? Vilken uppsägningstid ska gälla?

  • Finns det begränsningar kring antalet dagar per vecka som distansarbete kan utföras?

  • Finns det begränsningar kring vilken plats som kan användas för distansarbete?

  • Vilka arbetstider ska gälla? Hur ska tiden redovisas?

  • Vilka former ska finnas för att säkerställa en god dialog mellan chef och medarbetare?

  • Hur säkerställer arbetsgivaren sitt ansvar för den fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön? Fysisk distansering riskerar att leda till social isolering. Gränsen mellan arbete och fritid blir mer oklar vid en ökad mängd hemarbete.

  • Vem står för kontorsutrustning såsom stol, bord och eventuella ergonomiska hjälpmedel? Står arbetsgivaren för förbrukningsmaterial eller utgår en schablonersättning?

  • Ger arbetsgivaren en ekonomisk ersättning för att arbetsplatsen är förlagd till hemmet och i så fall hur regleras detta? Observera risken för att medarbetaren kan bli förmånsbeskattad.
  • Vilken teknisk utrustning tillhandahåller arbetsgivaren för arbetet i hemmet? Bekostar arbetsgivaren bredbandsuppkoppling? Får utrustningen användas för privat bruk och i så fall i vilken omfattning? Observera risken för att medarbetaren kan bli förmånsbeskattad.
  • Hur ska utrustning i hemmet hanteras under en period med längre tids frånvaro, exempelvis tjänstledighet?

  • Hur ser försäkringsskyddet ut vid distansarbete gällande person- och egendomsskada?

  • Om en arbetsgivare vill införa distansarbete genom att omreglera befintliga anställningsavtal ska arbetsgivaren först påkalla förhandling.

  • Hur säkerställs likvärdig tillgång till kompetensutveckling och möjlighet till god löneutveckling och befordran? Hur undviks ”professionell isolering”?

  • Vilket stöd finns till chefer kring digitalt ledarskap och möjligheter att leda på distans?

För att distansarbete ska fungera bra för medarbetaren gäller samma förutsättningar som för arbete på kontor:

  • Tydlighet i ansvar, befogenheter och mandat
  • Ett nära och lyhört ledarskap
  • Förutsättningar för utveckling och stimulans i arbetsuppgifterna
  • God arbetsmiljö