Saco-S stödmaterial avseende distansarbete/flexibelt arbete

Saco-S verkar för att verksamhetens behov och individens möjligheter till individuell anpassning ska fungera sida vid sida. Saco-S arbetar utifrån ett samverkande förhållningssätt med fokus på lokal anpassning och lokala lösningar där såväl verksamhet som individ ska kunna hitta fördelar med det flexibla arbetet och skapa ett hållbart arbetsliv.

Publicerad: Måndag 28 jun 2021

Senast uppdaterad: Måndag 28 jun 2021

Det nya normala

Under Coronapandemin har förutsättningarna för vårt arbetsliv förändrats. En faktor i mångas arbetsmiljö som särskilt ändrats är övergången till arbete hemifrån och mer digitalt arbetssätt. Denna övergång har skett snabbt och många gånger utan möjlighet till förberedelser och etablering av processer på arbetsplatsen för den nya digitala miljö som vuxit fram.

Samtidigt har många upplevt att arbetsmiljön påverkats på ett positivt sätt gällande flexibilitet mellan arbete och fritid samt minskad stress då momentet med transport till och från arbetsplatsen inte längre finns.

Omställningen av arbetslivet som skett den senaste tiden kommer att leva kvar även efter att pandemin upphört. Önskemål om flexibilitet finns hos både medarbetare och arbetsgivare.

I den nya kontext som växer fram för arbete i hemmet är det av särskild vikt att arbetsgivaren tar ett ansvar för det systematiska arbetsmiljöarbetet under dessa förändrade förutsättningar samtidigt som arbetstagarna måste ges kunskap och möjligheter till att anpassa den egna arbetsplatsen så att arbetsmiljön är god.

Avtal

Sedan 2005 finns ett avtal om distansarbete som de centrala parterna inom den statliga sektorn skrivit under. Avtalet anger att det europeiska ramavtalet om distansarbete ska tjäna som riktlinje för distansarbete för det statliga avtalsområdet.

Parterna är överens om att det vid myndigheter som väljer att organisera arbete som distansarbete ska finnas övergripande riktlinjer för detta arbete som bygger på den enskilda myndighetens verksamhet och förutsättningar. Formerna för samverkan i detta sammanhang regleras på det sätt som de lokala parterna finner lämpligt.

Parterna är vidare överens om att den närmare regleringen av distansarbete ska ske genom enskilda skriftliga överenskommelser mellan arbetsgivare och arbetstagare.

Det är av vikt att skilja på en överenskommelse om distansarbete som kompletterar ett befintligt anställningsavtal och ett distansarbetsavtal som är reglerat i anställningsavtalet och därmed utgör en grund för själva anställningen. I det förstnämnda fallet kan överenskommelsen om distansarbete sägas upp och ändras utan att anställningsavtalet påverkas.

Det är också av vikt att i de lokala riktlinjerna definiera innebörden av begreppet distansarbete så att regleringarna till exempel inte inkräktar på den flexibilitet i arbetstid och möjlighet till hemarbete som var och en kan komma överens om med närmaste chef. I dessa fall handlar det om enskilda tillfällen, inte regelbundet arbete hemifrån.

Förtroendearbetstid och distansarbete

Förtroendearbetstid och distansarbete ska inte förväxlas. Det finns inte någon rättighet för den som har förtroendearbetstid att arbeta hemma regelbundet eller i stor omfattning. Däremot är det inte ovanligt att den som har förtroendearbetstid har möjlighet att arbeta utanför arbetsplatsen i skiftande omfattning. Möjligheten beror helt på arbetets natur, ytterst avgör arbetsgivaren. Blir omfattningen av hemarbetet stort bör man reglera frågan vid sidan av reglerna om förtroendearbetstid enligt intentionerna i det centrala avtalet om distansarbete.

Centrala parter har tagit fram material om förtroendearbetstid. https://www.arbetsgivarverket.se/globalassets/avtal-skrifter/skrifter/fortroendearbetstid-131205-webb.pdf

Att tänka på

Medlemmarnas önskemål om flexibilitet och individuell anpassning är eftersträvansvärda och Saco-S arbetar ständigt med att underlätta för individen att anpassa sina villkor. Dock finns vissa väsentliga förutsättningar att ta med i beräkning. Det är samma regler som gällde före pandemin även om önskemål och behov ändrats. Arbetsgivaren leder och fördelar arbetet och beslut om möjlighet till distansarbete eller arbete hemifrån är ett arbetsgivarbeslut.

Vid införandet av lokala riktlinjer eller en enskild överenskommelse om distansarbete bör följande frågor beaktas:

  • Under vilken tid ska avtalet om distansarbete gälla? Är det en enskild överenskommelse som gäller tills vidare eller under en begränsad tid? Vilken uppsägningstid ska gälla?

  • Finns det begränsningar kring antalet dagar per vecka som distansarbete kan utföras?

  • Finns det begränsningar kring vilken plats som kan användas för distansarbete?

  • Vilka arbetstider ska gälla? Hur ska tiden redovisas?

  • Vilka former ska finnas för att säkerställa en god dialog mellan chef och medarbetare?

  • Hur säkerställer arbetsgivaren sitt ansvar för den fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön? Fysisk distansering riskerar att leda till social isolering. Gränsen mellan arbete och fritid blir mer oklar vid en ökad mängd hemarbete.

  • Vem står för kontorsutrustning såsom stol, bord och eventuella ergonomiska hjälpmedel? Står arbetsgivaren för förbrukningsmaterial eller utgår en schablonersättning?

  • Ger arbetsgivaren en ekonomisk ersättning för att arbetsplatsen är förlagd till hemmet och i så fall hur regleras detta?

  • Vilken teknisk utrustning tillhandahåller arbetsgivaren för arbetet i hemmet? Bekostar arbetsgivaren bredbandsuppkoppling? Får utrustningen användas för privat bruk och i så fall i vilken omfattning?

  • Hur ska utrustning i hemmet hanteras under en period med längre tids frånvaro, exempelvis tjänstledighet?

  • Hur ser försäkringsskyddet ut vid distansarbete gällande person- och egendomsskada?

  • Om en arbetsgivare vill införa distansarbete genom att omreglera befintliga anställningsavtal ska arbetsgivaren först påkalla förhandling.

  • Hur säkerställs likvärdig tillgång till kompetensutveckling och möjlighet till god löneutveckling och befordran? Hur undviks ”professionell isolering”?

För att distansarbete ska fungera bra för medarbetaren gäller samma förutsättningar som för arbete på kontor:

  • Tydlighet i ansvar, befogenheter och mandat
  • Ett nära och lyhört ledarskap
  • Förutsättningar för utveckling och stimulans i arbetsuppgifterna
  • God arbetsmiljö