Radering och gallring

Rutiner för radering och gallring av personuppgifter

Dataskyddsförordningen ställer krav på gallring av känsliga personuppgifter. För Saco-S-föreningen innebär det att de medlemslistor som föreningen får från kontaktförbundet skall raderas efter att de har använts till det syfte som de hämtades ut för, tex kallelse till årsmöte eller RALS-förhandlingar.

De medlemslistor som föreningen använder för att säkerställa att medlemmen som hör av sig med en fråga verkligen är medlem bör kontinuerligt uppdateras på så sätt genom att en ny lista tas ut från kontaktförbundet och den gamla listan raderas.

Anteckningar om pågående medlemsärenden får sparas så länge som ärendet pågår. När ärendet är avslutat så får man spara det som man bedömer behövs inför framtida fortsatta diskussioner i frågan. Om det handlar om en medlem som avslutar sin anställning på myndigheten så räcker det att spara förhandlingsprotokollet. Om det handlar om en medlem som är fortsatt anställd men som tex har omplacerats kan det vara bra att spara mer information utifall att ärendet skulle få en fortsättning i närtid. Annars kan det vara bra att lämna över anteckningar och annat till medlemmens eget förbund. Vi rekommenderar att så lite som möjligt sparas digitalt.

Observera att inte bara digitaliserade uppgifter utan även pappersuppgifter måste förvaras på ett säkert sätt.

Personuppgifter på potentiella medlemmar får i rekryteringssyfte sparas i 3 månader.

Personuppgifter i e-post ska raderas fortlöpande, såvida de inte är en del av ett pågående ärende. I så fall får de sparas så länge som ärendet pågår. Efter avslutat ärende, se ovan. 

Läs mer under behandling av personuppgifter.