Personalvetare, HR-generalist - en vanlig arbetsdag

08:00-09:30 Kommer in till jobbet, hälsar på kollegorna och frågar hur helgen varit. Efter lite småprat startar jag datorn och öppnar inkorgen. Jag läser och svarar på mejl från chefer, kollegor inom HR och medarbetare i organisationen. Skickar ut mötesinbjudningar för avgångsintervju med en anställd som ska sluta och uppstartsmöte till chefen som nu har en vakans att fylla. Jag ber chefen fylla i en mall för kravprofil innan startmötet. Noterar i min to do-lista att jag ska uppdatera organisationsschemat när den anställde vi ersättningsrekryterar för slutar.

09:30-10:00: lägger upp planeringen för vilket material som behövs för att skapa en ny karriärsida till våra kontor i Finland. Gör en tydlig checklista med vad jag måste ha på plats och vad jag gärna har på plats innan lanseringen.

10:00-10.45 Loggar in i ett möte via Teams med en av våra chefer i Finland och går igenom checklistan på engelska och hör efter vad jag kan få för material och bilder. Hon berättar att hon vill publicera nästa rekrytering tidigare än beräknat och jag förklarar att vi tidigast kommer vara online med vårt nya verktyg och karriärsida om en vecka. Nu har vi två rekryteringar som ska publiceras i Finland, en på finska och en på engelska. Vi enas om att hon ska ta fram en annons på finska och att jag ska ta fram ett utkast till den engelska annonsen, den får vi gå igenom i ett senare möte i nästa vecka. Jag hinner få en fakturakostnad bekräftad innan hon måste förbereda sig inför nästa möte. Bra med ett effektivt möte, vi fick mycket gjort.

10:45-11.00 Jag äter ett äpple samtidigt som jag går igenom anteckningarna från mötet och skickar ett summerande mejl med ”todo’s” till chefen jag just haft möte med. Jag bokar även in ett uppföljningsmöte där vi kan gå igenom den engelska annonsen.

11.00-11.30 jag tittar på dagens to do-lista och ser att det är dags att skicka ut en inbjudan till hälsokonsultationer som vi ska genomföra. Jag kontrollerar min Excellista över vilka medarbetare som ska få inbjudan. Jag hinner även gå igenom lite fler mejl.

11.30-12.00 Lunch med kollegorna i matsalen. Vi pratar mer om vad vi gjort under helgen i kombination med lite jobbprat. Trevligt med en paus!

12.00-13.00 Möte med en av våra affärsområdeschefer. Vi pratar om vad som hänt i hennes organisation sen vårt senaste möte. Till exempel om möten jag haft med hennes chefer i hennes organisation, utmaningar de haft, hur de hanterat personalärenden, var jag behövt stötta mer och var de klarat sig utan stöd. Jag uppdaterar henne om läget i en viktig arbetsrättslig fråga som jag driver ihop med en av hennes direktrapporterande chefer. Vi går igenom pågående och kommande rekryteringar, tittar på sjukfrånvaron senaste månaden samt pågående rehabiliteringsärenden. Vi pratar även om hur HR kommer kunna stötta hennes organisation i Finland i rekrytering med hjälp av det nya rekryteringsverktyget och karriärsidan. Mötet är roligt, en engagerad och kunnig ledare som kommer med bra inspel.

13.00-14.00 Svarar på några mejl från som kommit in från chefer i organisationen och HR kollegorna. Jag förbereder även en intervju som jag ska hålla dagen efter genom att gå igenom CVt noga och markera sådant jag undrar över: Jag klipper ihop en strukturerad intervjuguide för kompetensbaserad rekrytering utifrån kravprofilen.

14-14.20 Fikar med kollegorna och övriga som sitter i fikarummet, skönt att rensa tankarna.

14.20-15 Går igenom och poängsätter kandidater i en rekrytering utifrån kravprofilen. Jag flyttar relevanta kandidater vidare till första urval och lägger en notering till chef. Lägger in fördröjda nej-tack mejl till kandidater som inte uppfyller kravprofilen.

15-16 Möte med min HR kollega, vi planerar höstens introduktionsdag för nyanställda. Vi går igenom vad som behöver göras och av vem. Till exempel boka in ett datum med vår svenska VD, vår CEO och svenska ledningsgruppen. Vi behöver kontrollera vilka medarbetare som ska bjudas in, sätta en agenda för dagen, boka lokaler mm. Vi planerar för möjligheten att genomföra introduktionsdagen på plats och över Teams, p.g.a. situationen med Covid-19. Vi avslutar med att diskutera ett annat komplext personalärende som min kollega behöver stöd med.

16.00 Säger hejdå till kollegorna och går nerför trappan. Möter en av våra chefer i produktionen och stannar och pratar lite. Stämmer av hur det går med teamet och hur hens arbetsbelastning ser ut. Cyklar hemåt nöjd med dagen, för att hämta barn på förskolan (jag jobbar deltid med stöd i föräldraledighetslagen).